Bien, como ya conocemos a lo que se refieren con Documentación, gestión de colecciones y Centros de documentación; entonces ahora podemos entender con mayor claridad estos dos artículos que hablan de temas específicos.
Todos sabemos o imaginamos la gran cantidad de información que usan las televisoras, debido a esto es que han tenido que gestionar la forma adecuada desde la creación, uso, recuperación y almacenamiento de estos contenidos.
En el artículo nos explica como, por medio de un estudio a un grupo de televisoras españolas, a través de encuestas, podemos conocer los procesos habituales de estas y los usos frecuentes de sus documentos.
Los estudios abarcan:
- Labores documentales realizadas por los periodistas.
Selección del material
Búsqueda de información escrita de base propia
Búsqueda de información escrita en Internet
Búsqueda de material audiovisual en base propia.
Búsqueda de material audiovisual en Internet.
- Labores documentales realizadas por los documentalistas
Análisis de la emisión
Selección del material original
Análisis del material original
Búsqueda de información escrita
Búsqueda de material audiovisual
Búsqueda en internet
Búsqueda en bases de datos propias
- Tipos de productos documentales en televisión
Biografías
Cronologías de acontecimientos en curso
Dossiers temáticos
Efemérides
Fichas de organismos
Fichas de países
Guía de recursos en internet
Librería de recursos
Piezas con material de archivo para la web
Previsiones
Reportajes con material de archivo
Resúmenes del año
- Fuentes para la elaboración de productos documentales
Se verifica:
Elabora el centro todos los productos que ofrece
Recurren a compañías externas para elaborar estos productos documentales
Utilizan productos elaborados por otros medios como fuentes o para crear los suyos
- Tipo de información contenida en los productos
Documentales de televisión
Información contenida en sus productos: Escrita, audiovisual, etc.
- Objetivos de la elaboración de productos documentales en televisión
Entre estos:
Ofrecer un mejor servicio basado en la anticipación
Facilitar las tareas de catalogación
Doble uso: servicio público (piezas para el futuro archivo online histórico) e información para el trabajo diario de los documentalistas que por supuesto también revierte en los usuarios (redactores, realizadores, guionistas, etc.) del medio.
Satisfacer las necesidades de los usuarios
Satisfacer las necesidades de los redactores y que tengan un acceso a la información más rápido y eficaz
Completar información que no posee el archivo
Facilitar la labor a los redactores
Difusión del material propio y dar respuesta a todas las consultas de nuestros usuarios
- Medio de difusión de los productos documentales en televisión
Entre estos:
Medios internos
Sólo para uso del departamento de documentación
Web corporativa e intranet
Sistema interno de gestión documental de la empresa
Información a los responsables de Informativos
Comunicación a la dirección de Informativos
Intranet, correo electrónico, FTP, papel, discos duros externos, DVD
- Problemática de la elaboración de productos documentales en televisión
Se evalua:
Por qué no elaboran éstos o más productos
Cuáles son los principales problemas que plantea la elaboración de estos productos documentales
Los estudios realizados concluyen, lo siguiente:
Los productos documentales que en su mayoría usan en los servicios de documentación son: las biografías, dossiers temáticos, reportajes con material de archivo, resúmenes anuales y cronologías de acontecimientos en curso. En menor frecuencia usan: la web con material de archivo.
Los procesos documentales que se realizan son las labores documentales habituales (análisis de la emisión y del material original, selección del material original y recuperación de la información escrita y audiovisual), a pesar de que ahora también los redactores realicen algunas de ellas. La labor más afectada, hasta el momento, es la búsqueda de información escrita.
Se evidencia también que los periodistas y redactores realizan las tareas que anteriormente eran realizadas solo por documentalistas.
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En el otro artículo se menciona como se ha gestionado la documentación en los museos y como con la ayuda de las tecnologías podemos visualizar vía internet estos.
Como sabemos, los museos están estrechamente ligados a los procesos de gestion de documentación. En 1994 se creó la Comisión de Normalización Documental (España) para poder estandarizar las siguientes funciones:
- Análisis y definición de los procesos de gestión museística: descripción de las etapas y procesos de trabajo dictados por cuestiones técnicas, administrativas o legales.
- Análisis y definición de estructuras descriptivas y de catalogación, normalizadas de los bienes culturales custodiados en los museos, así como de las normas para su aplicación.
- Normalización de terminologías: unificación y estructuración del vocabulario técnico utilizado en la descripción y catalogación de bienes culturales.
- Definición de criterios y requerimientos para la elaboración de una aplicación informática de gestión museográfica.
Entonces, en 1996 se publico el manual de Normalización Documental para estandarizar no solo la gestión de colecciones, sino también administrativa.
Esto dio origen al un nuevo programa, especialmente diseñado para estos procesos: Domus; cuyo objetivo es normalizar los procesos de trabajo de catalogación y tratamiento administrativo de los fondos documentales y museográficos.
Esta automatización de procesos, interviene en:
- El ingreso de bienes culturales en sus colecciones
- Registrar, inventariar y catalogar fondos museográficos y documentales, con una distribución en campos de información sujetos la mayoría a control terminológico a fin de facilitar las tareas de búsqueda y recuperación de la información
- Asociar imágenes digitales en varios formatos al inventario/catálogo de bienes culturales, describir esta documentación gráfica y gestionar su préstamo externo
- Elaborar informes de conservación y describir análisis y tratamientos de restauración de las colecciones, asociados a imágenes digitales de dichos procesos
- Gestionar el movimiento de fondos dentro y fuera del museo (préstamos a exposiciones, depósitos en otras instituciones, etc.)
- Registrar y gestionar las entradas temporales de bienes culturales ajenos en el museo, en el caso de procesos de restauración, estudios, depósitos judiciales, etc.
- Registrar, inventariar y catalogar la documentación del archivo administrativo.
- Gestionar registros necesarios para la administración del museo: personal, correspondencia, material, taquilla, directorio de personas e instituciones, etc.
Este nuevo software implementado en 16 museos de España, a traído múltiples beneficios:
- Unificación de estructuras descriptivas y clasificatorias de las colecciones.
- Unificación de la terminología técnica utilizada (facilitando la recuperación de información en toda la red de museos)
- Optimo intercambio de información entre centros.
- Posibilidad de crear un gran catálogo colectivo de los bienes culturales conservados en los museos españoles accesible a través de internet.
La unificación de terminologías, junto con un catalogo colectivo a facilitado la implementación de:
- La visibilidad de las colecciones a través de la creación de una Red Digital de Colecciones de Museos de España (Cer.es)
- La creación de la Red de Bibliotecas de Museos, para fomentar el trabajo cooperativo entre estos y brindar servicios bibliotecarios como adquisiciones grupales o préstamos intercentros.
