Comentario de los artículos:
- Diseño de Sistemas de Información Documental. Consideraciones teóricas.
- Sistemas integrados y gestión documental. La experiencia en Telecinco.
Debido a la importancia que ha tomado la información, llegando a ser de vital importancia en todo tipo de organización. Es necesario implementar una forma en que esta información pueda ser utilizada de la mejor manera posible. Por lo cual se implementa un sistema de información que se encargará de procesar toda esta información.
El artículo nos muestra las diferentes acepciones en torno a un Sistema de Información Documental. Por lo que podemos definir que un sistema es un facilitador en el ordenamiento, almacenamiento, identificación y recuperación de la información.
Sus características deben ser las siguientes:
- Los procesos para el tratamiento de la información deben tener coherencia lógica.
- Ser accesible a los usuarios correspondientes.
- Facilitar el uso y canalización de la información.
- Estos SID se pueden tratar en los siguientes campos: Archivística, Bibliotecología, Documentación, Museología y Ciencias de la Información.
Las metodologías utilizadas para el diseño de SID deben centrarse en:
- Darle importancia a las estrategias de desarrollo y solución de problemas.
- Análisis de las necesidades organizacionales.
- Técnicas de diagramación y documentación estándar.
- Calidad y productividad del desarrollo de resultados.
- Modelos de analisis y diseño de SI: Gane & Searson, Martin & Yourdon, MERISE, SSADM, METRICA, etc.
- Auditorias de Información (AI)
- Diagramas de Flujos de Datos (DFD)
- Diagnóstico o Matriz FODA
- Diagnóstico Organizacional
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Las técnicas para diseñar el SID son:
- Entrevistas.
- Estudios de necesidades.
- Estudio de viabilidad del sistema.
En cuanto a las formas de uso, en el siguiente artículo nos explica mejor con la experiencia de una televisora:
Nos explica cómo con la implementación de un sistema integrado de gestión documental se puede dar el máximo acceso a la información, así como compartirla.
La migración de las cintas de formato Betacam SP a una base de datos multimedia aminoró los riesgos en su conservación, cuidados, registros y préstamos, pues ahora se cuenta con una mayor seguridad para todos estos casos. En la base de datos se utilizan diversas herramientas como WebData Bse donde los servidores y clientes se comunican con la base Telecinco Aquarius a través de la red.
Ahora, al momento de consultar, incluso se puede pedir en formato de alta o baja calidad si se requiere. También se muestra simultáneamente una mayor cantidad de imágenes y videos, los cuales llegan con mayor rapidez a los usuarios.
Para esto se debe captar con las herramientas necesarias para una catalogación de estos documentos. De manera que se debe contar con el personal calificado para tratar, seleccionar y analizar la información.
Las características que tiene el SIGD en la televisora son los siguientes:
– Posibilidad de trabajar con varios documentos a la vez.
– Aparecen los descriptores a nivel de minutado.
– Tesauro facetado integrado en el archivo digital.
– Realización de búsquedas con operadores booleanos en los descriptores.
– Asociación de los keyframes más representativos del vídeo.
– Obtención e inserción de imágenes de vídeo.
– Gestión local en carpetas de lista, EDLs (edit decision lists) y documentos.
– Estado de documentos abiertos para documentar a bloqueados.
– La nueva aplicación se ciñe a las normas establecidas dentro de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).
– La fonoteca también está integrada en el archivo digital.
– Aparecen los descriptores a nivel de minutado.
– Tesauro facetado integrado en el archivo digital.
– Realización de búsquedas con operadores booleanos en los descriptores.
– Asociación de los keyframes más representativos del vídeo.
– Obtención e inserción de imágenes de vídeo.
– Gestión local en carpetas de lista, EDLs (edit decision lists) y documentos.
– Estado de documentos abiertos para documentar a bloqueados.
– La nueva aplicación se ciñe a las normas establecidas dentro de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).
– La fonoteca también está integrada en el archivo digital.
Definiciones de interés:
Diseño de Sistemas:
El diseño de sistemas es la evaluación de las distintas soluciones alternativas y la especificación de una solución detallada a un problema de información.
Gestión Documental:
Conjunto de conocimientos necesarios para la organización, registro, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.
La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD):
Es una Ley Orgánica española que tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor, intimidad y privacidad personal y familiar.
El diseño de sistemas es la evaluación de las distintas soluciones alternativas y la especificación de una solución detallada a un problema de información.
Gestión Documental:
Conjunto de conocimientos necesarios para la organización, registro, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.
La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD):
Es una Ley Orgánica española que tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor, intimidad y privacidad personal y familiar.
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